Preguntas y respuestas webinar: Crea un chatbot de RRHH

Preguntas y respuestas webinar: Crea un chatbot de RRHH

El día 25 de abril tuvimos el webinar: Crea un Chatbot de Recursos Humanos. La participación superó todas nuestras expectativas, logrando la asistencia virtual de líderes de Recursos Humanos de 11 países de habla hispana. Hubo muchísimas preguntas y quedaron pendiente algunas por razones de tiempo, por esto hemos decidido crear este documento que busca dar respuesta a todas estas inquietudes que se presentaron durante esos mágicos 60 minutos.


Hemos agrupado las preguntas en cuatro tipos:

  1. Preguntas sobre sus aplicaciones de los chatbots en Recursos Humanos
  2. Preguntas sobre funcionamiento
  3. Preguntas sobre integración de chatbots con sistemas de RRHH
  4. Sobre el webinar

1. Preguntas sobre sus aplicaciones de los chatbots en Recursos Humanos

1.1. ¿Funciona esta herramienta para personal de base?

El chatbot funciona bien para todos los niveles de la organización, ya que se presenta en forma de conversación a traves de un chat sencillo. Además, funciona muy bien con personal que no siempre tiene acceso a una computadora para hacer sus preguntas. Un ejemplo de esto: personal de fábrica o ventas, que pueden hacer sus consultas más fácilmente desde su smartphone.

1.2. ¿Es aconsejable un chatbot por cada susbsistema de RRHH?

No, lo ideal es siempre que se pueda integrar las funcionalidades en uno sólo. Así el empleado puede hacer todas sus preguntas de Recursos Humanos en un solo lugar. Nosotros en HRbots hemos creado cinco chatbots de procesos diferentes para poder ilustrar el valor que pueden agregar, pero cuando trabajamos con las empresas por lo general integramos las funcionalidades contratadas en uno solo chatbot.

1.3. ¿Podrías ampliar información del uso de la herramienta en materia de procesos masivos de selección?

Claro, tenemos un ejemplo muy fresco, uno de nuestros clientes se dedica al Executive Search. Están teniendo resultados muy favorables en todo lo que se refiere a proporcionar guía y feedback oportuno a candidatos sobre el estatus de su proceso, así como también el apoyo a sus empresas cliente en cómo optimizar su búsqueda.

Estamos trabajando ahora en la fase II, que permitirá al chatbot realizar encuestas preliminares a los candidatos, incrementando la eficiencia en el proceso.

2. Preguntas sobre funcionamiento:

2.1. ¿Qué tipo de reportes ofrece y donde los arroja?

Nuestro reporte estándar tiene 5 elementos: 1. Cantidad de mensajes recibidos, 2. % de fiabilidad de las respuestas, 3. Top 10 preguntas o requerimientos, 4. Tipo de lenguaje de los usuarios (Positivo, negativo, neutro), 5. Alertas (Conversaciones importantes). Esto puede ser customizado con el cliente o podemos darle acceso a la plataforma de reportes después de un breve entrenamiento.

2.2. ¿Ofrece indicadores de gestión de la herramienta?

Principalmente los obtenidos en nuestros reportes. Es importante que dependiendo del tipo de proceso que esté apoyando el chatbot, se pueden calcular indicadores adicionales. Un ejemplo de esto es nuestro Chatbot de Onboarding, que aparte de responder preguntas a los nuevos empleados puede ocasionalmente hacerle preguntas sobre su proceso de adaptación y llevar una estadística de estas respuestas.

2.3. ¿El bot reconoce desde donde viene la pregunta? es decir, ¿De qué centro de trabajo, región o país?

La respuesta es sí, siempre que le pidamos a la persona que se identifique al momento de login y podamos cruzar esta información con la ubicación de la persona en la base de datos de RRHH. Hay chatbots en los que las interacciones son completamente anónimas y en estos no podemos reconocer de dónde viene la pregunta.

2.4. Si estoy en varios países como doy respuesta a la legislación local. ¿son varios chatbots, uno por país?

Es una opción, aunque lo mejor es configurar el chatbot para que identifique de qué país escribe la persona (o tiene su contrato laboral) y que le dé la respuesta adecuada.

2.5. ¿Reconoce preguntas repetidas que no había contemplado y me sugiere agregarlas?

Las preguntas sin respuesta quedan almacenadas en el log de entrenamiento, entonces, cada vez que revisamos este log podemos: 1. Asociar la pregunta a alguna de las respuestas que tenga en su base de datos o 2. Crear una respuesta nueva a una pregunta que esté surgiendo frecuentemente.

2.6. ¿Reconoce palabras con errores ortográficos?

Reconoce palabras que tengan errores sencillos, de tipeo, no barbaridades 😉.

2.7. ¿Existe alguna tasa de error? ¿O es siempre seguro que responderá bien?

Las personas pueden hacer las preguntas de infinidad de maneras, por lo que el chatbot no siempre podrá responder correctamente. Nosotros consideramos que un chatbot está operativo cuando ya está respondiendo correctamente más del 90%. Como el proceso de aprendizaje continua, después de un par de meses operativo su tasa de fiabilidad estará por encima del 95 o 98%.

2.8. ¿RRHH necesita “entrenar” al chatbot?

No necesariamente. Nosotros en HRbots nos encargamos del entrenamiento y RRHH solo hace una validación posterior del funcionamiento. De hecho, cuándo trabajamos con un cliente nos encargamos desde el diseño de las conversaciones hasta la puesta en marcha de la plataforma tecnológica, el tiempo del cliente se dedica a establecer los requerimientos funcionales y validar su correcto funcionamiento.

2.9. ¿Han realizado encuesta o evaluación de parte de los colaboradores de las empresas sobre su receptividad?

Hicimos una sobre un chatbot de onboarding y estos fueron los resultados generales:


3. Preguntas sobre integración de chatbots con sistemas de RRHH:

3.1. ¿Se puede integrar el chatbot con Success Factors?

Claro que sí. La integración de nuestros chatbots con los sistemas de RRHH se hace utilizando APIs (Application Programming Interface) que permiten que el chatbot obtenga y devuelva información a cualquier sistema de RRHH. En el caso de Success Factors, ahora será aún más fácil ya que SAP ha creado una plataforma de desarrollo de chatbots para desarrolladores que estamos ya probando en HRbots, por lo que los chatbots que desarrollemos en esta plataforma tendrán fácil conexión.

3.2. ¿Dónde se vería el Chatbot?

El Chatbot funciona en una ventana de chat, que se coloca en dónde sea más fácil para el empleado accederlo, por lo general una página web interna de la empresa o dentro del portal de autogestión del empleado. Desde ahí, se podrá conectar con los sistemas de RRHH con los que requiera consultar información, pero el empleado no tendrá que entrar al sistema, sino que obtendrá la respuesta de su consulta a través del chat.

3.3. ¿Se puede integrar con sistemas que están en la nube, ejemplo Oracle Apex?

Por supuesto, la mayoría de los sistemas ahora están en la nube, incluyendo nuestros chatbots.

3.4. ¿Como abordamos el tema de seguridad y resguardo de la información base de preguntas y respuestas?

Las plataformas de chatbots que utilizamos y dónde se guarda la información de los usuarios de los chatbots y sus consultas, cumplen con los estándares de la General Data Protection Regulation (GDPR) de la Unión Europea.

3.5. De acuerdo a su experiencia, ¿Recomiendan integrar un chatbot a una plataforma web, una aplicación web o whatsapp?. ¿Cuál es más fácil de realizar?

Lo más fácil de hacer es colocarlo en la web, y es lo más rápido para el usuario de acceder. En el caso de whatsapp, hay que tomar en cuenta que por ahora está funcionando en versión beta, requiere aprobación de Whatsapp y tiene un coste adicional por transacción que hay que pagarles de aprox. 10 céntimos de USD.

Preguntas sobre el Webinar

4.1. No he podido asistir al webinar ¿van a hacer otro?

Nos encantaría hacer una segunda edición, síguenos en Linkedin o Twitter, y te mantendremos informado.

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