LA GESTIÓN DEL TIEMPO, ¿CÓMO ORGANIZARNOS HOY?

LA GESTIÓN DEL TIEMPO, ¿CÓMO ORGANIZARNOS HOY?

En un entorno retador, volátil, incierto y demandante, la planificación juega un papel fundamental. No en vano LinkedIn coloca la “gestión del tiempo”, como una de las habilidades más demandadas por las organizaciones en la actualidad. Priorizar las actividades y apoyarnos en la tecnología es el medio para lograrlo.

En reciente publicación de LinkedIn se indicaron las 15 habilidades más demandadas por las organizaciones en el 2019. Entre ellas se mencionaba la “Gestión del Tiempo”.
Es por ello que me pareció oportuno recordar la conocida Matriz de Eisenhower, que popularizó Stephen R. Covey en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva y que sigue siendo de referencia. Su enfoque se basa en “dónde ponemos nuestra atención” considerando la importancia y la urgencia de las actividades que ejecutamos.

 ¿Qué es urgente? Algo que requiere nuestra atención inmediata.

¿Qué es importante? Lo que contribuye al logro de objetivos.

  • Estar en el cuadrante I supone atender emergencias, proyectos con fecha de caducidad cercana, crisis, reuniones imprevistas. Implica un “hazlo ya”. Si dedicamos demasiada atención a estas actividades, pronto captará todo nuestro tiempo productivo y la vida se convertirá en un correr constante. Esto puede traducirse en estrés y fatiga.
  • Estar en el cuadrante II abre la posibilidad de planificar y ejecutar proyectos en los tiempos previstos. Supone tener tiempo para atender temas importantes, reconocer oportunidades, construir relaciones y contar con espacio para la innovación y la creatividad. Esto se traduce en tranquilidad y productividad.
  • Actividades como las interrupciones, algunas llamadas telefónicas o tareas secundarias que se pueden ubicar en el cuadrante III, generan distracciones y actividades de bajo impacto. Sin duda estas actividades debemos delegarlas o evitarlas (si es posible).
  • Cuando estamos enfocados en el cuadrante IV, ejecutando actividades triviales o involucrados en problemas de terceros, generamos desperdicio de tiempo. Tratemos de eliminarlo o al menos postergarlo para el lugar y momento adecuado.

Tomando como referencia las características de la matriz, la gente efectiva según los autores, será la que pase más tiempo en el Cuadrante II (importante y poco urgente), reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I (importante y urgente), y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV (los temas menos importantes).

¿Qué sucede a nivel organizacional? Vernos inmersos en largas reuniones, poner al día nuestro correo, resolver el día a día y lo que vaya surgiendo, implica muchas veces  dejar de lado lo planificado y los ajustes para mejorar. Nos lleva a vivir en un constante “corre corre o apagando fuegos” ¿les suena conocido?

¿La solución? Sabemos que pasa por ser planificados y organizados. Para algunos, algo fácil. Para otros, más complicado por sus propias características, por las exigencias de la empresa y también por la misma volatilidad del entorno. Sin embargo, la realidad es que debemos lograr los objetivos que tengamos definidos y desempeñarnos de manera efectiva. Para ello, estar dispuestos es clave y usar  la tecnología como herramienta de apoyo, es fundamental.

Afortunadamente, hoy podemos acceder de manera sencilla y cada vez más económica, a metodologías y software que apoyan nuestra planificación y gestión. Algunas de las herramientas que podemos usar son Trello, Pipedrive, Slack, Wunderlist, Evernote, por nombrar algunas. Cada una en su ámbito de acción, nos ayudan a definir y planificar actividades, a nivel individual, con el equipo y a nivel de clientes.

Precisamente esta semana recibí una notificación que indica la integración de Dropbox con Trello, con miras a simplificar la coordinación de proyectos, ahorrando tiempo y manteniendo contenidos actualizados. Muy en línea con el tema de planificación y eficiencia que plateo en esta publicación.

También hay tecnologías que permiten incrementar nuestra productividad y eficiencia. Sin duda, no puedo dejar de mencionar los chatbots, que se pueden desarrollar a la medida de la cultura y necesidades de información de cada empresa, para dar respuestas inmediatas y acertadas a los trabajadores, canalizar requerimientos, hacer encuestas, dar información de tendencias, y sobre todo liberar tiempo para dedicarnos a actividades que contribuyan al logro de objetivos estratégicos, reconocer oportunidades, construir relaciones y contar con espacio para la innovación y la creatividad, tal como plante el cuadrante II de la matriz.

Y tú, ¿dónde estás colocando tu foco?, ¿cómo gestionas tu tiempo?, ¿en qué tipo de actividades inviertes mayor tiempo?, ¿con cuál tecnología cuentas para organizar tu trabajo y optimizar tu gestión?